#Lutetia - mooi, mooi, mooi

Voilà, een dag die mij sterkt in het vermoeden dat ik de goede keuze heb gemaakt om deze stage te volgen. Nu mogen bepaalde collega's denken dat er in Frankrijk niets gebeurt. Wel integendeel, op bepaalde terreinen staan ze reeds mijlenver voor op Nederland. Applicatieprofielen bij metadataschema's: pas de problème, monsieur, on a une dizaine. Een goedgekeurd algemeen metadataschema: ppfffff, makkie, is goedgekeurd en reeds van toepassing... Typologie van documenten, waaraan de NEN nu werkt... In de BnF is dat oud nieuws, daar heeft men reeds meer dan vijf jaar een typologie, die gekoppeld is aan specifieke bewaartermijnen...
Kortom, het was vandaag superinteressant, to the point (om mijn Engels niet te verleren), en ook wel een héél lange dag. Maar ik klaag niet, want ik heb weer wat bijgeleerd, en daarvoor ben ik hier.
Bon, maar laten we beginnen met de BnF. Bij een vorig bezoek aan Parijs was ik er al geweest. Intussen is de buurt volgebouwd, zijn er terrasjes (ja, de Parisiens en Parisiennes zitten midden november nog op terrasjes...), en is het gebouw al minder mooi dan het was. Goed, er is het gezegde: "schoon van ver, maar ver van schoon" en dat is toch wel een beetje waar voor de Bibliothèque François Mitterand. Tjonge, de toiletten bijvoorbeeld: die zien er niet meer uit. Tegeltjes los, afvoeren verstopt, graffiti: je waant je in een openbaar toilet. Op betonnen muren achtergebleven kleefstof van affiches: het ziet er niet uit... Natuurlijk is het nog steeds een mooi gebouw, maar de details... Zo ook het kleine vergaderlokaal waar wij zaten: dat was op het einde een sauna. Zelfs mensen uit Afrika begonnen laagjes kleren af te nemen, en dat is toch een teken...
Maar goed, de eerste presentatie was over records management (ofte gestion de l'archivage; het grappige is overigens wel dat de Fransen niet tevreden zijn met die vertaling, maar ze hebben ze wel zelf gekozen; herkenbaar, hé!?). Goed, wat valt er te leren voor iemand die zelf records management doceert...? Goeie vraag. Ik heb niet zoveel nieuw gehoord, maar hier en daar werd het wel op een andere manier gebracht en werden andere zaken benadrukt, en dat op zich doet me even nadenken.
Uit de eerste presentatie onthou ik daarenboven dat er in het Frans een vertaling is voor trigger, met name un évènement déclencheur, vanzelfsprekend is het een stuk langer dan het Engelse woord, dat een EDMS een GED is, dat een ERMS een SAE is, en dat bruikbaarheid als exploitabilité wordt vertaald. In het Nederlands heeft men in ISO 15489 voor bruikbaarheid gekozen (in het Engels dus usability).
En dan waren er dus de nieuwe elementen. Op een website waar alle zaken i.v.m. de modernisering van de Franse administratie worden gepubliceerd, is er met name ook een pagina waar alle documenten i.v.m. de Référentiel Général d'Interopérabilité te téléchargeren of dus downloaden zijn. Je vindt er een Franse én Engelse versie van de standaard, XML schema's en toepassingsprofielen. Nou, wie durft er nog zeggen dat de Fransen de tijd nemen... We kunnen nog wel commentaar leveren...
Na de eerste presentatie, die zoals alle vorigen dankzij de vragen van de deelnemers was uitgelopen, was het tijd voor de lunch in het personeelsrestaurant van de BnF. Tijdens de lunch en bij de koffie kwam ik te weten dat de BnF een specifieke geschiedenis heeft en dat op de site Tolbiac (dat is dus François Mitterand) niet de volledige collectie bewaard wordt. Alle speciale collecties worden nog steeds op de site Richelieu bewaard, en ook nog op twee andere plaatsen in Ile-de-France zijn er sites van de Bibliothèque nationale.
Maar goed, de namiddag dan: duo-presentatie over de gestion de l'archivage in de BnF. Mooi, praktisch records management dus. In de BnF was er al IBM Lotus Notes en daar is men mee aan de slag gegaan. Vanuit RM standpunt is niet alles wat men zou willen geïmplementeerd zien, verwezenlijkt, maar het zag er allemaal toch wel een stuk beter uit dan bij menig ministerie in verder niet nader te noemen landen...
Een hele set van metadata, behoorlijk gedetailleerd, bewaartermijnen, een classificatieschema organisatiebreed, etc., etc. het is er allemaal. De zwakke schakel: niet verrassend de mens. Maar de twee heren gaven aan dat er al een verbetering in attitude te merken is, en dat gebruikers nu naar hen komen met vragen over extra functionaliteit waar het drie à vier jaar geleden nog een verhaal was van: we willen dit niet... Die 3 à 4 jaar, dat lijkt wel een constante, want die getallen heb ik gedurende mijn interviews ook al twee of drie keer gehoord.
Desalniettemin krijgen de gebruikers toch nog heel wat vrijheden. Zo is er geen volledig regime van rechten en autorisaties (wel op het niveau van leesrechten), is het systeem nog niet volledig gebaseerd op de rol/functie die een persoon heeft, maar op de persoon zelf (dat heeft nogal wat nadelen als die persoon van functie veranderd), en zo zijn er nog wel een aantal zaken die je als tekortkomingen zou kunnen karakteriseren. Daarenboven heeft men bij de opzet moeten kiezen om de naam van de persoon als identifier van de actor te kiezen omdat er bij de Personeelsdienst nog geen unieke identifier was voor ieder personeelslid. Voorlopig heeft men er nog geen problemen mee gehad, maar ideaal is het dus niet. Denk maar aan dames die trouwen en hun naam veranderen: het systeem ziet die dame als een nieuwe persoon... Uiteraard zijn er mogelijkheden om dergelijke problemen op te lossen...
Maar in de BnF is men begonnen, en de eerste resultaten zijn er. De archivaris/records manager gaf duidelijk aan dat hij in de toekomst nog heel wat wil verwezenlijken, maar dat hij daarbij steeds de wensen van de gebruiker zal in acht nemen. Eerder dan archivistische methodes die in de praktijk moeilijk te realiseren zijn, op te leggen, doet men bij de BnF (niet letterlijk) water bij de wijn om de mensen te overtuigen om het systeem te gebruiken.
Elk document heeft een status, en er zijn er drie: document de travail, te vereenzelvigen met documentstatus (in tegenstelling tot archiefstuk-status), of concept of klad (de laatste twee in hun archivistische betekenis, cf. Archiefterminologie of Archiefwiki), document validé (een echt archiefstuk, dat gefixeerd is) en een document périmé (een verouderd document dat vervangen is door een nieuwe versie). Daarbij is het interessant dat Lotus Notes toch wel slimmer is dan ik vermoedde. Check je een e-mail met een verouderde versie van een interne memo, dan gaat het systeem melden dat er eigenlijk een nieuwe memo over hetzelfde thema is. De link met de originele memo wordt niet verbroken, maar het systeem meldt dat er een recentere versie is. Wil je toch de oude memo raadplegen, geen probleem, maar de nieuwe memo is ook in een handomdraai te raadplegen.
Een ander voorbeeld. Elk type document wordt met een bewaartermijn geoormerkt. Een rapport heeft bijvoorbeeld een administratieve waarde gedurende drie jaar, en mag na x jaar vernietigd worden. Nu dacht ik: ja maar, het ene rapport is toch niet het andere. Klopt. Wat heeft men dus gedaan. Neen, niet zoveel types documenten gecreëerd zodat niemand ze nog gebruikt (men heeft al ongeveer 120 documenttypes), neen, men laat een nieuwe bewaartermijn toe op dossier- of serieniveau (of alle tussenliggende niveaus). Met andere woorden, de bewaartermijn op documenttype-niveau kan genegeerd worden. De bewaartermijnen op hoger niveau worden door de records manager (in samenspraak met de steller/archiefvormer) vastgelegd. Vernietigen kan alleen met toestemming van de records manager.
Een derde voorbeeld, de onvermijdelijke e-mail, waar het gebruikersperspectief overheerst op archivistische principes... E-mails worden in Lotus Notes opgeslagen, maar ze krijgen amper de status document validé mee. Dat betekent in de praktijk dat er wijzigingen aangebracht kunnen worden. Dat er een wijziging plaats vindt, wordt weliswaar geregistreerd in het systeem, maar wat de wijziging is, vanzelfsprekend niet (het is dus niet à la wiki). Er zijn dus ongecontroleerde wijzigingen mogelijk. Op de vraag waarom men dit zo had ingericht, kwam het antwoord dat de gebruikers dit zo wilden. E-mails zijn in de BnF -zoals meestal ook elders- doorgaans documenten met een beperkte cycle de vie die gemakkelijk te manipuleren moeten zijn, met name antwoorden, correcties aanbrengen, etc. is voor de gebruiker van belang...
Er waren nog heel wat andere mogelijkheden (en onmogelijkheden): het viel me op dat beide heren op dit vlak heel eerlijk toegaven dat er nog wel wat werk aan de winkel is, een verademing -vond ik.
Is het een succes op dit moment? Min of meer. 77% van alle documenten in het systeem worden geklassseerd door de gebruikers zelf, 41% van de documenten worden gevalideerd. Bij dit laatste een opmerking: heel wat documenten die worden gecreëerd in de BnF hebben een continue werkstatus, en daarbij verkiezen de gebruikers om niet steeds (bijvoorbeeld wekelijks) een nieuwe versie te creëren; ze verkiezen constante aanpassingen in het moederdocument.
Tot slot werd nogmaals benadrukt dat het succes van dit alles grotendeels afhangt van de medewerking van het management, en de aanpak van het records management team: dus niet al te fundamentalistisch op het vlak van de archieftheorie, maar ook en vooral rekening houden met de wensen van de gebruikers, en hier en daar dus toegevingen doen. Die toegevingen kunnen altijd later nog ongedaan gemaakt worden...
Op het einde van de presentatie was ik eigenlijk wel volledig gaar: minstens 30C in die kamer... Dan mag het nog interessant zijn: een gebraden kip kakelt ook niet meer...
Goed, na afloop even de tijd genomen om in de bibliotheek-bookshop te snuisteren, en ja hoor, mijn krijger-stripheld was ook van de partij, met de catalogus van de tentoonstelling in het Musée de Cluny, met een boek over Goscinny en een boek over Uderzo. Tja, dit wordt dus écht wel een bezoek aan Parijs in het teken van Asterix.
Maar ik heb me ingehouden. Ik heb (voorlopig) geen Asterix hebbedingetjes gekocht (ik heb al twee Asterix-boekjes aangekocht), maar heb me wel nog een ander boek aangeschaft: een anastatische herdruk uit 2002 van de platen i.v.m. lederbewerking uit de Encyclopédie van Diderot en d'Alembert. Waarom? Tussen 1995 en 1997 heb ik onderzoek gedaan naar de ledersector in mijn geboortestad (hoofdstad van de Nederlanden tussen 1500 en 1530), waar er overigens op dit ogenblik archeologische opgravingen aan de gang zijn in het Huidenvetterskwartier. Ook dit kan geen toeval zijn, maar misschien heb ik nu toch een slag van de molen (trouwens ook een oude liefde: de molen, niet de slagen...).
Tijd om af te sluiten: ceci suffit pour aujourd'hui. A tantôt!