#Lutetia - changement du thème

We zijn goed halfweg in de stage. Dringend nood aan een nieuwe wind, of dus een nieuw thema. We laten het records management achter ons, maken ons geheugen helemaal vrij door alle nieuwe kennis stante pede te verwijderen, en starten met een blanco schijf aan het thema: digitale bewaring. Daar valt toch wel wat over te vertellen, zo bleek vandaag weer eens, want de tijden van de presentaties werden weer grandioos overschreden. Op zich is daar niets tegen, want zolang het interessant is, blijf ik graag luisteren en zelf vragen stellen. Maar de middagpauze, le dejeuner, c'est assez important... Snel, snel een broodje kopen en dat dan staande opeten, dat is het toch niet. Zéér terecht merkte onze Portugese collega op dat hij zelfs geen tijd had voor een koffie na een sandwich... Het moet niet veel erger worden! Maar terzake: digitale bewaring. De eerste presentatie in de salle des stages (buitenzicht op foto), was een algemene inleiding op de problematiek. De spreker liet op eigen wijze alle bekende problemen de revue passeren. Voor mij was er niet zoveel nieuws te rapen, maar ook hier was de benadering anders dan ik gewoon ben, en gaf het mij weer een aantal ideeën.
Wat me bijzonder interesseerde was de -in goed Nederlands- ingest procedure die in Frankrijk is uitgewerkt. Die is op een aantal vlakken anders dan in het e-depot. Niet dat het beter of slechter is, er zijn m.i. gewoonweg een aantal andere oplossingen uitgewerkt.
De Fransen voorzien nogal wat mogelijkheden om overgebrachte archieven te verrijken met metadata. Daarbij is ook in Frankrijk voor ISAD(G) en dus EAD gekozen. De archiefvormer of de zorgdrager moet in principe de archiefbescheiden en de metadata (bij voorkeur in de uitwisselingsstandaard SEDA) aanleveren. Daarbij viel het me op dat in de voorbeelden die gegeven werden er niet per (intellectuele) eenheid een afzonderlijk xml-metadatadocument werd gecreëerd, maar per serie, subserie, etc. Met andere woorden, de granulariteit van de metadata is niet steeds tot op stukniveau verzekerd. Bij mijn weten -maar ik kan me vergissen- wordt in het e-depot metadata op elk niveau verplicht gesteld.
De Franse oplossing heeft blijkbaar als nadeel dat een document zonder eigen metadata niet als dusdanig kan opgevraagd worden. Wil men de rekeningen van 1995 en 1996 raadplegen, dan krijgt men automatisch ook alle metadata van de hele serie (die bijvoorbeeld van 1980 tot 2004 loopt). Ik weet eigenlijk niet zo meteen of dit nu goed of slecht is... 't Zou wel eens kunnen dat slechts de toekomst dat kan uitwijzen.
In de namiddag waren de presentaties gepland in het Ministerie van Cultuur, dat vlakbij het Louvre ligt. In de eerste presentatie werd een case toegelicht waarbij de antwoorden op een vragenlijst moesten bewaard worden. Eigenlijk een heel simpele databank, ware het niet dat de velden van vragenlijst (en dus ook van de databank) niet steeds op dezelfde manier ingevuld waren. Op zich niet zo erg, maar bij gebrek aan documentatie van de velden, werd dit bepaaldelijk problematisch... want een veld dat het ene jaar 0=ja, 1=neen had, was het volgend jaar 1=ja en 2=neen en het derde jaar O=ja en N=neen. Kortom, een ware chaos. Vandaar dat de dame in kwestie nogal hamerde op de aanwezigheid van goede dictionnaires, of dus documentatie met verklaring van de velden.
Het probleem lag dus niet zozeer in het bewaren van de tabellen en de relaties tussen de tabellen, maar eerder in het bewaren van de betekenis van de velden door middel van dictionnaires en reconstructies van hoe het moet geweest zijn.
Voeg daar nog een sausje metadata -managementmetadata, metadata om de gegevens te kunnen begrijpen, en contextmetadata- aan toe, en er ontstaat een waar archivistisch probleem.
Problemen zijn er echter om opgelost te worden, en dat heeft men uiteindelijk ook gedaan. Die oplossing is niet in alle opzichten ideaal te noemen (de gegevens werden in .csv formaat opgeslagen, terwijl ik zou vermoeden dat er tegenwoordig in xml wordt opgeslagen omdat daar juist de betekenis van de gegevens kan toegevoegd worden), maar de gegevens zijn bewaard.
Er was overigens ook hier weer goed nieuws, want sinds die eerste succesvolle actie komen de directoraten, de archiefvormers dus, advies vragen bij de Mission d'Archives en wordt er dus le plus en amont possible ('t klinkt nog steeds even mooi...) ingegrepen (of dat is toch het streefdoel).
Na deze goede presentatie was het tijd voor PIL@E, het Franse equivalent van het Nederlandse e-depot. Budget van dit project: 600.000 euro. Eerste probleem: daar konden niet alle issues mee aangepakt worden. Mais, pas de panique, daarvoor bestaat het werkwoord prioritiseren, en dat is dus wat men in Frankrijk heeft gedaan. Kortom, ook dit digital repository is niet perfect, maar zoals het e-depot is het een ferme stap in de goede richting. Daarbij was het toch wel grappig om te zien dat heel wat elementen een belletje deden rinkelen: toekenning van rollen, validatie van de overdracht, herkenning van bestandsformaten, etc. Er zijn echter ook een aantal verschillen en interessante beslissingen genomen: er worden in principe heel wat bestandsformaten aanvaard. Voor een aantal bestandsformaten is aangegeven dat ze standaard gemigreerd worden. Voor beeldmateriaal gebeurt dat met ImageMagick, voor Office producten wordt OpenOffice gebruikt. Daarbij is men er zich van bewust dat er mogelijk informatieverlies is. Daarom wordt de archiefvormer gevraagd of die de migratie wenst en aanvaardbaar vindt. Dus niet het Nationaal Archief, maar de archiefvormer geeft aan of de gemigreerde versie voldoet (ok, dit een beetje gechargeerd, maar het geeft de teneur van het verhaal aan). Dit leidde tot enige discussie - geen wonder. De originele versie, zoals ze wordt overgedragen, wordt overigens sowieso bewaard.
Van een echte preservation planning module is er dus eigenlijk geen sprake, maar in PIL@E worden ingebrachte archiefbescheiden wel meteen omgezet (indien nodig).
Met betrekking tot de metadata werd gewezen op het feit dat er op twee verschillende manieren kan overgedragen worden. Ofwel wordt op basis van de metadata uit de GED of dus EDMS met de uitwisselingsstandaard SEDA een metadatadocument opgesteld dat meegeleverd wordt met de over te dragen archiefbescheiden. Ofwel worden in PIL@E beschrijvingen toegevoegd op het moment dat er overgedragen wordt, met dien verstande dat bepaalde velden sterk gecontroleerd worden.
Qua toegang staat PIL@E voor: er is een accès module, maar die is niet toegankelijk voor het publiek en ook niet voor de archiefvormer (lees: alle functionarissen van een ministerie). Alleen een aantal contactpersonen binnen ieder ministerie kunnen archiefbescheiden in PIL@E raadplegen. Uit de demo (op basis van screenshots) werd het alleszins duidelijk dat die toegangsmodule goed werkte.
Bij dit alles vroeg ik me af: schitterend, hoe werkt dit alles dan in de praktijk, maar het systeem wordt pas eind van dit jaar opgeleverd. Tja...
De moeilijkste fase? Het verzamelen van de vereisten voor het systeem... Waar heb ik dat nog gehoord?

Vandaag heb ook nog wat Frans bijgeleerd: wat te denken van processus métier en application métier? En dat BD niet alleen bandes dessinées, maar ook banque des données is? En feuille de calcul verscheen ook op het scherm. Voor SIP, AIP en DIP hebben de Fransen echter geen mooi equivalent gecreërd... Voor Preservation Planning daarentegen wel: Planification de la pérennisation, ofte 20 letters in het Engels tegenover 30 letters in het Frans. Daarmee is meteen wetenschappelijk bewezen dat Fransen steeds de helft meer woorden nodig hebben om hetzelfde te zeggen.
Neanmoins, les français sont des bijous...!
P.S.: Voor de kenners: dit restaurant is er nog steeds...