Tagging en bookmarking lijken me nu één van die dingen die in een archiefwereld nuttig kunnen zijn. Op zich creëert social bookmarking allerlei mogelijkheden, maar ook problemen.
Laten we dus maar beginnen met de problemen, dan komt het goede nieuws op het einde...
Eén van de problemen die ook door tagging niet wordt opgelost is het simpele feit dat iedereen eigen tags of trefwoorden mag kiezen en benoemen. In de praktijk betekent dit dat Jantje fiets en Mieke velo mag gebruiken, dat Jefke BZK, Louiske Binnenlandse Zaken, en Gerdake Ministerie van BZK mag gebruiken. Met andere woorden, er is geen regie, of geen controlled vocabulary. Kortom, de kansen dat je -bij zoeken- iets mist, is nog steeds behoorlijk groot. Niets nieuws onder de zon, want dit probleem is al decennia bekend bij informatiedeskundigen.
Een ander probleem is dat tagging staat of valt met de bereidheid van mensen om het ook effectief én systematisch te doen. En daar wringt het schoentje wel eens.
Ik zie echter ook een voordeel in tagging dat met name bij administraties een gedeelte van de ordenings- en opzoekproblemen kan oplossen. Nemen we bijvoorbeeld een ministerie waar min of meer onderwerpsgewijs wordt geklasseerd (dat lijkt eerder de regel dan uitzondering): bij heel wat dossiers is het mogelijk om een stuk op enkele plaatsen te klasseren, maar dat gaat ook in een digitale omgeving niet (tenzij je werkt met kopies, maar dat gebeurt in de praktijk niet). Met een tag kan je aanduiden dat een stuk in een bepaald dossier ook van belang is voor een ander dossier.
Op die manier krijg je dus het beste van twee werelden: je blijft een stuk aan een dossier toekennen, maar kruisverwijzingen gebeuren via tags. Indien die tags via een controlled vocabulary worden toegekend, dan is het in principe mogelijk om ook stukken uit andere dossiers te voorschijn te toveren.
Vanzelfsprekend is het zo dat de zwakke schakel de mens is en blijft. Die moet zich in de eerste plaats houden aan een controlled vocabulary, en die moet ook tags gaan toevoegen. Dat is extra werk, en we weten allemaal wat we doen met extra werk: we zoeken uitvluchten om het niet te doen, of we omzeilen het...
Kortom, de techniek van tagging biedt mogelijkheden, maar zal slechts gebruikt worden indien de toegevoegde waarde voldoende groot is voor de gebruiker... Niets nieuws dus!
Het feit dat tagging werkt, wordt bewezen in Gmail: iedereen kent deze situatie wel: een e-mailtje gaat eigenlijk over drie zaken. Bij Outlook en andere e-mail applicaties moet je -indien je het e-mailtje niet in je Inbox wil laten staan- een dergelijke e-mail in één bepaalde folder plaatsen. In Gmail ken je drie tags toe, en bij welke je tag ook zoekt, je zal steeds die ene e-mail terugvinden. Met dien verstande dat je in Gmail wellicht gewoonweg de zoekmachine zal gebruiken, want die is vanzelfsprekend ook supergemakkelijk...
Tagging in een gestructureerde omgeving werkt dus (maar goed, dat is geen nieuws, want trefwoorden toekennen doen informatiespecialisten al decennia); social tagging kan succesvol worden, maar in een overheidsomgeving zijn er dan wel goede afspraken noodzakelijk. En regels zijn er om te overtreden, nietwaar!?
Laten we dus maar beginnen met de problemen, dan komt het goede nieuws op het einde...
Eén van de problemen die ook door tagging niet wordt opgelost is het simpele feit dat iedereen eigen tags of trefwoorden mag kiezen en benoemen. In de praktijk betekent dit dat Jantje fiets en Mieke velo mag gebruiken, dat Jefke BZK, Louiske Binnenlandse Zaken, en Gerdake Ministerie van BZK mag gebruiken. Met andere woorden, er is geen regie, of geen controlled vocabulary. Kortom, de kansen dat je -bij zoeken- iets mist, is nog steeds behoorlijk groot. Niets nieuws onder de zon, want dit probleem is al decennia bekend bij informatiedeskundigen.
Een ander probleem is dat tagging staat of valt met de bereidheid van mensen om het ook effectief én systematisch te doen. En daar wringt het schoentje wel eens.
Ik zie echter ook een voordeel in tagging dat met name bij administraties een gedeelte van de ordenings- en opzoekproblemen kan oplossen. Nemen we bijvoorbeeld een ministerie waar min of meer onderwerpsgewijs wordt geklasseerd (dat lijkt eerder de regel dan uitzondering): bij heel wat dossiers is het mogelijk om een stuk op enkele plaatsen te klasseren, maar dat gaat ook in een digitale omgeving niet (tenzij je werkt met kopies, maar dat gebeurt in de praktijk niet). Met een tag kan je aanduiden dat een stuk in een bepaald dossier ook van belang is voor een ander dossier.
Op die manier krijg je dus het beste van twee werelden: je blijft een stuk aan een dossier toekennen, maar kruisverwijzingen gebeuren via tags. Indien die tags via een controlled vocabulary worden toegekend, dan is het in principe mogelijk om ook stukken uit andere dossiers te voorschijn te toveren.
Vanzelfsprekend is het zo dat de zwakke schakel de mens is en blijft. Die moet zich in de eerste plaats houden aan een controlled vocabulary, en die moet ook tags gaan toevoegen. Dat is extra werk, en we weten allemaal wat we doen met extra werk: we zoeken uitvluchten om het niet te doen, of we omzeilen het...
Kortom, de techniek van tagging biedt mogelijkheden, maar zal slechts gebruikt worden indien de toegevoegde waarde voldoende groot is voor de gebruiker... Niets nieuws dus!
Het feit dat tagging werkt, wordt bewezen in Gmail: iedereen kent deze situatie wel: een e-mailtje gaat eigenlijk over drie zaken. Bij Outlook en andere e-mail applicaties moet je -indien je het e-mailtje niet in je Inbox wil laten staan- een dergelijke e-mail in één bepaalde folder plaatsen. In Gmail ken je drie tags toe, en bij welke je tag ook zoekt, je zal steeds die ene e-mail terugvinden. Met dien verstande dat je in Gmail wellicht gewoonweg de zoekmachine zal gebruiken, want die is vanzelfsprekend ook supergemakkelijk...
Tagging in een gestructureerde omgeving werkt dus (maar goed, dat is geen nieuws, want trefwoorden toekennen doen informatiespecialisten al decennia); social tagging kan succesvol worden, maar in een overheidsomgeving zijn er dan wel goede afspraken noodzakelijk. En regels zijn er om te overtreden, nietwaar!?
Posts
Geen opmerkingen:
Een reactie posten