DLM Forum Brussel 19 november 2010

Op 17 november 2010 was er naar aanleiding van het Belgisch voorzitterschap van de EU een DLM Forum meeting in Brussel. DLM is onder andere de beheerder van de MoReq
standaard. MoReq staat voor Model Requirements en er is een nieuwe versie op komst, die men nog in 2010 wil publiceren, want anders zou de naam MoReq2010 toch een beetje eigenaardig zijn...
Maar genoeg hierover... Na de verplichte nummertjes van organisator en anderen was er nog tijd voor redelijk interessante presentaties. Er werd gesproken over invisible records management (waarbij het overigens niet de bedoeling is dat records managers zich wegcijferen en magiërs worden die in een handomdraai onzichtbaar worden, maar een inrichting van document- en informatiebeheer dat de gebruiker niet tot ergernis is... en dus op de achtergrond zijn werk doet), ook wel records management by stealth geheten. Eigenlijk niets nieuws, want als we allemaal diep in ons hart kijken, dan weten we ook wel dat beheer van documenten en informatie niet te veel tijd mag kosten, anders dan doen we het simpelweg niet, niet privé en niet op het werk. Taak is dus om inventieve oplossingen te vinden, die in het systeem het één en ander regelen. Dat is vanzelfsprekend gemakkelijker gezegd dan gedaan, en de spreker (een consultant) hield zich dan ook op de vlakte toen hij vertelde dat zijn bedrijf het al enkele keren had geklaard.
Grappig bij deze presentatie die door een Engelsman werd gegeven, was dat hij vaststelde dat er doorgaans een "poor adoption of RM by users" is, en –wat erger is– dat gebruikers "don't learn from their mistakes". Dat
laatste werd door velen met een glimlach onthaald, want oh zo herkenbaar...
Dezelfde man benadrukte nog dat het kritisch is om een goede informatieanalyse te doen, vooraleer een RM systeem te implementeren en dat die implementatie doorgaans "a lot of effort" kost. Goed om te weten...
In andere presentaties werd er vooral benadrukt dat er niet één goede oplossing voor RM is, maar dat afhankelijk van de traditie binnen het bedrijf, de ene oplossing wellicht meer kans op succes heeft dan een andere. Voorbeeld was vanzelfsprekend e-mail: je kan immers een oplossing bouwen in het e-mailsysteem, je zou een e-mailsysteem kunnen kopen dat ook een records system is, je kan e-mails verplaatsen naar een RMA, of je kan de e-mails automatisch laten kopiëren naar een RMA. Mogelijkheden genoeg dus, maar wat te kiezen...?
Andere open deur was dat het goed beheren van ongestructureerde informatie moeilijker is dan gestructureerde informatie. Een ICT-er praatte over het belang van interoperabiliteit (met een accent op uitwisseling van data tussen diverse diensten). Interessant was dat hij de nadruk legde op diverse vormen van interoperabiliteit. Totnogtoe wordt interoperabiliteit doorgaans beperkt tot technische interoperabiliteit (in de software). Maar er bestaat ook nog zoiets als semantische interoperabiliteit en organisatorische interoperabiliteit. Vooral die laatste wordt nagenoeg nooit bereikt...
Leuk was zijn omgekeerde parallel: informatieverlies doet zich in omgekeerde vorm voor in vergelijking met de ziekte van Alzheimer. Bij de ziekte van Alzheimer verliest de persoon eerst het korte termijn geheugen en blijven herinneringen uit een ver verleden heel sterk aanwezig. Bij informatieverlies in organisaties is het net omgekeerd: eerst verdwijnt het lange termijn geheugen, en omdat dit in organisaties doorgaans van minder belang wordt geacht, wordt het ook niet als een groot probleem ervaren. Ook de ICT-er benadrukte dat er niet één goede oplossing is voor RM.
Daarmee was het ochtendprogramma afgerond, en was het tijd voor een hartige lunch met een glaasje wijn, én dessert. Mijn Vlaamse collega’s konden niet nalaten mij te vragen hoe een werklunch in Nederland is...
In de namiddag was het programma duidelijk van minder allure (en de wijn was niet de schuldige!); de presentaties waren van commerciële partijen, en twee sprekers hadden niet het talent om boeiend te praten. Wel leerde ik dat er een nieuwe tool is van ARMA International, GARP (Generally Accepted Recordkeeping Principles), waarmee o.a. ook de volwassenheid van een organisatie op het vlak van RM kan nagegaan worden
(meer info op: http://www.arma.org/garp/).
Daarna volgden nog praatjes van iemand van Alfresco (boodschap was: ons systeem is geweldig) en iemand van OpenText, die een onderzoek van AIIM presenteerde. Daaruit bleek dat er volgens records managers twee kernproblemen zijn: e-mails en de volledige informatiechaos, en een organisatiebreed classificatieschema opzetten en ervoor zorgen dat het door iedereen gevolgd wordt. Besluit is dan ook dat records management niet zozeer een IT probleem is, maar eerder een organisatorisch issue.
Had ik dat al elders gehoord?