Records Management seminar

Met wat vertraging sla ik opnieuw en incidenteel aan het bloggen.
Aanleiding was een expertmeeting van records managers, georganiseerd door een bedrijf dat RM advisering en consultancy doet.
Basisopzet van de seminars is het delen van ervaringen: intussen is er immers voldoende RM software op de markt, maar blijven de geluiden over succesvolle implementatie toch wel erg dun gezaaid.
De dag vóór het seminar had een collega nog aangegeven dat er bij een organisatie een vernieuwde poging werd gepland om een RMA in te voeren... Een dergelijke woordkeuze spreekt boekdelen, maar lijkt zeer dicht aan te leunen bij de werkelijkheid in heel wat organisaties.
Twee casussen werden in hoofdlijnen voorgesteld. In de eerste presentatie werd aangegeven dat het RMA bij de organisatie stap voor stap werd ingevoerd. Niet alle werkprocessen waren al ingevoerd, en dus ook niet alle medewerkers maakten reeds gebruik van het RMA. De DIV/DIM-afdeling had wel een leuke, nieuwe taak gekregen, met name het monitoren van het 'goed' gebruik van de Records Management Applicatie.
De monitoring betrof niet alleen het correct invullen van de registratievelden, maar ook het gebruik bij medewerkers checken. Doel hiervan was helemaal niet om controle uit te oefenen, maar in de eerste plaats ondersteuning te geven. Daarbij is het meldenswaardig dat er -voor een organisatie waarin een duizendtal gebruikers waren- een vijftal adviseurs met monitoring zoet waren.
Mooi was te horen dat die aanpak een succes was, want de adviseurs gingen naar aanleiding van hun bevindingen met individuele medewerkers praten om oplossingen voor hun problemen te vinden of hun kennis van het systeem bij te spijkeren.
Kortom, een stapsgewijze aanpak met veel nadruk op persoonlijke begeleiding.

De tweede presentatie was ook bijzonder leuk: de persoon in kwestie gaf een overzicht van het traject dat haar organisatie (vooral beleid) had doorgemaakt.
Enkele opvallende vaststellingen:
- opdelingen van processen in beleid en uitvoering zijn voor de gemiddelde gebruiker betekenisloos: het onderscheid dat hierbij gemaakt wordt in Nederlandse selectielijsten sluit dus niet aan bij de belevingswereld van een medewerker. In de praktijk betekent het dus dat -indien dit onderscheid in een ordeningsstructuur toch wordt doorgevoerd- dit enkel en alleen het records management dient. Als we ervan uit gaan dat records management wordt ingericht ter ondersteuning van een proces, dan is een tweedeling die door medewerkers niet als natuurlijk wordt aangevoeld, uit den boze (Noot: Bij de presentatie van vrijdag werd dit probleem bevestigd).
- Medewerkers zagen de ordeningsstructuur van de gehele organisatie: daar hadden ze geen behoefte aan, want voor hen grotendeels irrelevant... Via autorisaties werd dit probleem opgelost.
- Vermits koppeling van een document aan een dossier niet verplicht was, bleven nogal wat documenten weesloos achter... Ook dit is een bekend verhaal.

Grappig genoeg waren alle bevindingen bij de laatste organisatie verbonden aan wensen, noden en gevoelens bij de medewerkers. Kortom, er was een systeem ingevoerd dat niet op de gebruikers was gericht, maar op de invoering van records management.
Om RM succesvol in te voeren zal er echter een middenweg gevonden moeten worden tussen RM eisen en gebruikersnoden. In de praktijk betekent dit ongetwijfeld een stuk meer werk voor de RM/DIM/DIV (zeker bij implementatie), want niet alles is zo maar in hokjes te plaatsen, die het beheer van documenten gemakkelijker maken.
Nemen we de noden van de gebruikers als een belangrijk onderdeel van RM mee in de inrichting, dan volgt daaruit dat organisatieveranderingen onherroepelijk gevolgen hebben voor de ordening (want een medewerker denkt vanuit zijn/haar organisatie-onderdeel). Het principe dat ordening gebaseerd is op processen is prima, maar dat betekent niet dat wij katholieker dan de paus hoeven te worden... Organisatiestructuren en de manier van werken binnen een organisatie noodzaken soms tot een flexibele manier van inrichting, waarbij EERST de gebruikerswensen en DAN PAS de records management eisen in rekening worden gebracht.
Nog herkenbaar was dat de invoering van het RM systeem duidelijk had gemaakt dat veel werkprocessen niet helder waren of niet beschreven waren.
Had je enig gevoel van herkenning bij deze blog: geen paniek... je bent in goed gezelschap...
Als uitsmijter nog een uitspraak van een collega: bij zoekmachines die ingebouwd zijn in een records management applicatie stellen medewerkers vragen over de kwaliteit van de zoekmachine; bij Google dat ingebouwd is in een records management applicatie stellen medewerkers de vraag of ze een goede vraag hebben gesteld.